Princípios básicos da contabilidade que todo proprietário de pequena empresa deve saber
Poucas pessoas abrem um novo negócio e estão preparadas para lidar com a papelada. Gastar tempo somando recibos ou empurrando faturas em uma mesa não é diversão para ninguém – a menos que você esteja começando como um contador!
Infelizmente, é um mal necessário e algo de que você precisa para se manter atualizado em seu novo negócio. Ser desorganizado e adiar a papelada não é uma opção. Você será multado se atrasar pagamentos e envio de informações essenciais. E quanto mais você atrasa, pior o problema fica. Portanto, aqui está o que todo proprietário de pequena empresa precisa saber sobre contabilidade.
Estar no controle de sua contabilidade também ajudará você a manter um fluxo de caixa saudável dentro de sua empresa e permitirá que você identifique tendências em suas finanças desde o início.
Ser capaz de identificar problemas financeiros em potencial antes que se tornem críticos é fundamental à medida que seus negócios crescem.
Aqui está um guia para os princípios básicos da contabilidade que todo novo proprietário de empresa deve saber. Eles são relevantes quer você esteja operando como comerciante independente ou administrando uma sociedade limitada.
Mantenha registros financeiros adequados
Seu contador o aconselhará sobre o que sua empresa precisa especificamente. Mas, em geral, você deve manter três conjuntos de registros. São eles:
1. Livro de caixa
Os pagamentos que entram e saem de sua conta bancária. Mantenha-o atualizado e, após alguns meses, você poderá usá-lo como uma ferramenta de previsão em vez de apenas um registro histórico.
2. Arquivo de fatura de vendas
Se você usar um pacote de contabilidade, poderá usá-lo para emitir e armazenar faturas. Se você fizer isso manualmente usando o Word, mantenha os registros em arquivos. Armazene as faturas em ordem cronológica. Mantenha aqueles que ainda não foram pagos no início do arquivo, para ajudar no controle de crédito.
3. Arquivo de fatura de compra
Acostume-se a fazer anotações nas faturas sobre quando você as pagou e como (cartão, cheque, dinheiro etc). Arquive-as em ordem cronológica. Isso tornará sua vida mais fácil e manterá a conta dos contadores baixa.
Receba uma fatura ou recibo de tudo que você comprar
Estatisticamente, quanto mais tempo você estiver no negócio, maiores serão as chances de uma investigação fiscal. Normalmente não há motivo para preocupação, desde que você tenha um contador profissional ao seu lado e toda a sua papelada em mãos.
Acostume-se a guardar os papéis de cada transação. Se você comprar algo online, imprima a fatura. É mais fácil coletar e guardar papel conforme você avança, do que tentar encontrá-los com o passar dos anos.
Mantenha suas contas limpas – separe despesas comerciais e pessoais
Se você dirige uma empresa limitada, o dinheiro da empresa não é seu – mesmo que você a possua 100%. Você não pode gastar o dinheiro da empresa em suas próprias compras, a menos que sejam despesas comerciais legítimas.
Mesmo sendo um trabalhador autônomo, você deve manter uma conta bancária separada, nunca use o dinheiro da empresa para negociar cheque especial, feito na conta pessoa física. Mantenha suas contas limpas, com suas finanças pessoais e empresariais separadas uma da outra.
Verifique extratos bancários
Você deve passar um tempo verificando seu extrato bancário todos os meses. Além de combater o risco de fraude ou erro do seu banco, você saberá melhor onde está gastando o dinheiro.
Empresas de sucesso têm grande controle de crédito e gastam dinheiro de maneira inteligente – torne isso um hábito desde o primeiro dia.
Reserve um tempo para fazer sua contabilidade regularmente
Quando você está começando, é tentador lidar com sua contabilidade até o anoitecer. Mas se você estiver cansado, as tarefas simples levarão mais tempo e você terá mais chances de cometer erros.
Caso seja necessário, realize esta tarefa fora do horário de trabalho, evite fazer isso quando poderia ganhar dinheiro, considere acordar mais cedo nos dias de semana ou fazê-lo no sábado de manhã. Crie um dia normal para criar um hábito.
Obtenha ajuda com suas finanças – contrate um contador
Se há uma área que você não deve economizar na ajuda profissional, é nas finanças. Um bom contador fará você poupar um bom dinheiro e seu investimento será recompensador. Se eles não puderem ou não forem proativos o suficiente, demita-os e encontre um novo por meio de recomendação pessoal.
Se você está tendo dificuldades para se manter atualizado com a papelada, considere contratar um técnico em contabilidade para colocar seus livros em ordem regularmente. Eles não apenas reduzirão sua conta de contabilidade, mas potencialmente o ajudarão a ganhar mais dinheiro.
Se sua hora de trabalho é maior que a de um técnico ou de um contador, e você tem a possibilidade de pagá-los por seus serviços, não deveria estar trabalhando enquanto eles acertam suas contas diretamente para você? E lembre-se de que um especialista provavelmente conseguirá fazer isso na metade do tempo que você levaria.
Você consegue encontrar um técnico ou contador local sem muitos problemas, pedindo a recomendação de outros proprietários de empresas.
